Sociétés : le point sur la constitution en ligne
Une loi récente ouvre la porte à la constitution en ligne des sociétés. Vous disposez dune société en cinq jours. Cest ce que promet le ministre dans les travaux préparatoires... Le truc est simple : vous devez encore passer par le notaire, mais lacte de constitution authentique des personnes morales peut désormais aussi être dématérialisé. Ce qui accélère considérablement la procédure.
Directive européenne
La loi voit le jour à la suite dune directive européenne qui confie quatre missions au législateur national :
certaines formes de société doivent pouvoir être constituées entièrement en ligne
certaines informations sur les sociétés doivent pouvoir être soumises et consultées en ligne
les succursales doivent pouvoir sinscrire entièrement en ligne
les informations sur les interdictions gouvernementales en vigueur doivent pouvoir être échangées.
Cette loi vise uniquement les trois premiers de ces points. Léchange dinformations sera abordé ultérieurement.
Le CSA
Lactuel Code des sociétés et associations (CSA) a déjà dans une large mesure tenu compte de la directive, de sorte que seuls les aspects purement numériques devaient encore être réglés.
La loi contient dès lors des dispositions sur ce qui suit :
la forme électronique de lacte de constitution
la réception à distance dun acte (sans comparution physique devant un notaire)
Le dépôt électronique des actes de constitution et des actes modificatifs est déjà réglé (via le système eDepot du notariat). Lenregistrement en ligne des succursales est lui aussi déjà prévu dans le CSA, mais doit encore être mis en pratique à travers des arrêtés royaux.
Pouvoir de représentation
La nouvelle loi prévoit que désormais, le registre des personnes morales de la Banque-Carrefour des Entreprises mentionne non seulement lidentité des administrateurs, mais aussi les pouvoirs de représentation qui font partie des statuts.
Ces informations étaient déjà disponibles, mais uniquement dans les annexes du Moniteur belge. Désormais, elles sont donc également mises à disposition de manière structurée dans le registre des personnes morales.
Le but est de créer un genre de base de données des mandats. Ces informations doivent être reprises dans les statuts. Concrètement, une sorte de qualification sous la forme dune métadonnée pouvant être liée à la disposition concernée (représentation unipersonnelle, clause de double signature...) sera disponible en plus de la disposition statutaire littérale en question. Lobligation est applicable à toutes les formes juridiques dont les statuts sont déposés dans le système de base de données publiquement consultable des statuts. Pour les sociétés constituées avant lentrée en vigueur, cette nouvelle obligation sapplique lors du prochain dépôt dune nouvelle version coordonnée des statuts.
Cinq ou dix jours
Une fois la loi en vigueur, une personne morale pourra être constituée en dix jours. Lorsque la personne morale est constituée exclusivement par des personnes physiques, la constitution peut même être achevée en cinq jours ouvrables à compter de la réception de lacte constitutif et du paiement des frais de publication. Ce délai est valable uniquement pour les constitutions en ligne.
La constitution en ligne
Afin de permettre toutes ces nouvelles dispositions, la loi sur le notariat devait également être modifiée. En effet, remplacer une comparution physique devant le notaire par une vidéoconférence est une chose. Remplacer la signature manuscrite dun acte par une signature numérique en est une autre.
La nouvelle loi ne vise pas spécifiquement la constitution en ligne de sociétés. Le gouvernement a, en fait, élaboré un cadre légal pour la dématérialisation de tous les actes de constitution dune personne morale reçus dans la forme authentique, et pas uniquement ceux des SRL et des SA. Les autres formes légales authentiques peuvent désormais être reçues dans la forme dématérialisée (nous pensons ici à la constitution de la SC, lAISBL, la fondation privée
), mais aussi les formes légales qui ne doivent pas obligatoirement être reçues dans la forme authentique et qui optent volontairement pour cette forme (la SNC, la SComm, lASBL
).
En outre, ces actes de constitution authentiques sous forme dématérialisée peuvent être reçus à distance, à savoir lors dune vidéoconférence avec le notaire. Il sagit en principe de tous les actes de constitution authentiques (autres que la constitution dune fondation par le biais dun testament). Lapport en nature est néanmoins exclu de la constitution à distance.
Le notaire a toutefois la possibilité dexiger la présence physique, par exemple afin déviter lusurpation didentité ou dans le cadre de la capacité juridique des demandeurs.
Le notaire acceptera également la signature électronique, même si elle provient dun autre État membre de lUnion européenne. Mais sur ce point, de nombreuses objections pratiques doivent encore être levées.
La loi règle également la problématique des signatures dans un fuseau horaire différent (la date et lheure auxquelles lacte reçoit lauthenticité sont celles auxquelles le notaire signe) et le fait que le collaborateur de létude notariale qui reçoit une procuration sous forme dématérialisée doit donner son adresse privée (il peut élire domicile en létude notariale).
La loi est en grande partie entrée en vigueur le 1er août 2021, mais il faudra probablement encore attendre un peu avant son exécution effective et sa concrétisation auprès des notaires. La crise du coronavirus nous a appris que cela peut aller très vite.